Betriebskostenabrechnung in 6 Minuten: Wie Sie so schnell abrechnen können wie ich

Viele Leute denken bei der Investition in Immobilien an viel Arbeit. Was es bedeutet, als Privatperson Mietimmobilien für die Kapitalanlage zu kaufen, habe ich bereits näher erläutert, aber auf eine viel gefürchtete Pflicht möchte ich heute dennoch etwas detaillierter eingehen: die Betriebskostenabrechnung. In der oben genannten Artikelreihe hatte ich erwähnt, dass ich meistens auf Hausverwaltungen setze, um mir das Vermieterleben zu erleichtern, aber in einigen Fällen auch selbst Hand anlege und die Betriebskostenabrechnung selbst erstelle.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie es möglich ist, innerhalb von 6 Minuten die Betriebskostenabrechnung für eine vermietete Eigentumswohnung fertigzustellen.

Betriebskostenabrechnung in 6 Minuten

 

 

Betriebskostenabrechnung binnen Minuten erstellen – Voraussetzungen

Damit die Betriebskostenabrechnung in den oben versprochenen sechs Minuten auch wirklich erstellt werden kann, sind einige Bedingungen zu erfüllen:

  1. Die Hausgeldabrechnung weist die nach der Betriebskostenverordnung umlegbaren Betriebskosten aus.
  2. Der Mietvertrag sieht eine Umlage auf Grundlage der Betriebskostenverordnung vor.
  3. Die Hausgeldabrechnung, der Grundsteuerbescheid und die Belege sonstiger umlegbarer Betriebskosten liegen Ihnen vor, idealerweise in digitaler Form.
  4. Alle Kontoauszüge liegen Ihnen vor, falls Sie nicht im Vorfeld alle Ein- und Auszahlungen in einer Tabelle mitgeführt haben.
  5. Es gab keinen Mieterwechsel während des Abrechnungszeitraumes.

Was bedeutet das in meinem Beispielfall?

  1. Check!
  2. Check!
  3. Ich scanne sämtlichen Schriftverkehr vor der Ablage und mache ihn digital durchsuchbar (OCR), sodass ich die Dokumente später schnell finde. Ich muss also keinen Ordner aus dem Schrank holen, sondern habe alle Unterlagen auf dem Rechner vorliegen.
  4. Da ich Starmoney für mein Online-Banking benutze, habe ich alle Kontobewegungen der Mietkonten schnell und übersichtlich verfügbar.
  5. Check!

Die Hausgeldabrechnung

Hausgeldabrechnung Beispiel Seite 1Damit die Betriebskostenabrechnung wirklich in 5 Minuten erledigt werden kann, benötigen Sie die Hausgeldabrechnung für die Mieteinheit im richtigen Format. Wie auf dem nebenstehenden Beispiel zu sehen, sind die umlegbaren Betriebskosten in der Hausgeldabrechnung separat aufgeführt. Da ich die Abrechnung digital vorliegen habe, kann ich den Teil mit den nicht umlegbaren Betriebskosten einfach herausschneiden. Auf der Folgeseite ist noch der Verteilerschlüssel zu finden, den Sie in der Abrechnung ebenfalls angeben müssen. Daher sollten Sie auf dieser Seite ebenfalls die nicht relevanten Teile herausschneiden/beim Kopieren abdecken. Denken Sie bei der Gelegenheit auch an die Heizkostenabrechnung. Diese wird in der Regel von den Messdienstleistern separat erstellt und mit der Hausgeldabrechnung an Sie verschickt. Die Heizkostenabrechnung müssen Sie ebenfalls an die Betriebskostenabrechnung anhängen.

Wichtig: gehen Sie sicher, dass in der Hausgeldabrechnung keine Posten enthalten sind, die Sie gemäß Mietvertrag nicht umlegen können.

Vorauszahlungen ermitteln

Ich hatte es im Vorfeld bereits erwähnt, ich verwende eine Software für die Kontoverwaltung und kann daher alle historischen Kontobewegungen mittels weniger Klicks nachvollziehen. So sehe ich schnell und übersichtlich, wie viel Miete und Betriebskostenvorauszahlungen ich erhalten habe und spare mir die Suche nach dem richtigen Aktenordner und den Kontoauszügen im Schrank.

Grundsteuer in der Betriebskostenabrechnung nicht vergessen

In der Hausgeldabrechnung ist normalerweise keine Grundsteuer enthalten. Sie bezahlen die Grundsteuer in der Regel direkt von ihrem Mietkonto an die zuständige Gemeinde, sodass die WEG-Verwaltung diesen Betrag nicht mit aufnehmen kann. Die Grundsteuer ist gemäß Betriebskostenverordnung aber ebenfalls umlegbar und deshalb sollten Sie prüfen, wie viel Grundsteuer Sie für den Abrechnungszeitraum bezahlt haben. Die Zahlungen können Sie ihrem Konto und den Grundsteuerbescheiden entnehmen.

Betriebskostenabrechnung erstellen

Betriebskostenabrechnung BeispielWenn Sie wissen, wie hoch die umlegbaren Betriebskosten und die Heizkosten, die Grundsteuer und die Vorauszahlungen waren, ist es an der Zeit, die eigentliche Abrechnung zu erstellen. Hierfür können Sie gerne meine kostenlose Word-Vorlage aus dem Download-Bereich verwenden. Tragen Sie einfach die Summe der Kosten gemäß Hausgeldabrechnung und die Grundsteuer ein, ziehen die Vorauszahlungen ab und schon erhalten Sie das Abrechnungsergebnis. Zum Schluss drucken Sie dieses Dokument zusammen mit den Anlagen (Auszug aus der Hausgeldabrechnung, Verteilerschlüssel, Heizkostenabrechnung) aus und schicken es fristgerecht an den Mieter.

Zusammenfassung

In diesem Artikel habe ich gezeigt, dass es unter bestimmten Bedingungen möglich ist, innerhalb weniger Minuten die Betriebskostenabrechnung für eine Mietwohnung zu erstellen. Wenn Sie meine Vorlage verwenden möchten, können Sie diese kostenlos herunterladen.

Wenn Sie Fragen zu diesem Beitrag haben, hinterlassen Sie gerne einen Kommentar oder schreiben Sie mir eine Email.

 

 

Über Yanneck-Morten Bliesmer

Avatar for Yanneck-Morten BliesmerYanneck-Morten Bliesmer ist der Autor hinter Betonrendite.de. Er hat in Hamburg, Holzminden und Australien Immobilienmanagement studiert und parallel privat wie geschäftlich in Immobilien investiert. Jetzt setzt er sein Wissen ein, um Privatpersonen in Zeiten schwacher Zinsen die Investition in Immobilien zu erleichtern.

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2 thoughts on “Betriebskostenabrechnung in 6 Minuten: Wie Sie so schnell abrechnen können wie ich

  1. Ich sage es dir ganz ehrlich… ich habe von Immobilien gar keine Ahnung. Wahrscheinlich passe ich sogar perfekt in deine Zielgruppe! 🙂 Einen Kommentar hätte ich unter normalen Bedingungen auch nicht geschrieben… Was ich aber loswerden muss ist, dass du echt super versiert schreibst. Man hat das Gefühl bei einem echten Profi gelandet zu sein. Auch wenn ich erst seit kurzem hier mitlese, nehme ich hier nach jedem Artikel etwas mit. Weiter so!

    1. Vielen Dank für die netten Worte!
      Ich bemühe mich, mein Wissen hier so plastisch wie möglich weiterzugeben, damit eben auch Leute ohne Fachwissen es verstehen können. Falls mal etwas unklar bleiben sollte, dann helfe ich aber natürlich gerne, ein Kommentar genügt.

      Beste Grüße
      Yanneck

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